Certificação de Programas Informáticos
Utilização e certificação prévia dos programas informáticos de facturação e a emissão de documentos por equipamentos não certificados
Portaria n.º 340/2013 de 22 de Novembro
No passado dia 22 de Novembro foi publicada uma alteração ao regime que regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de faturação, Portaria n.º 340/2013 que veio alterar a Portaria 363/2010, de 23 de Junho), salientando-se as seguintes alterações:
Quem tem que utilizar e qual sistema?
Artigo 2.°
Utilização de programas de faturação
1 — Os sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC), para emissão de faturas, nos termos dos artigos 36.° e 40.° do Código do
Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos de faturação que tenham sido objeto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Apenas quem está excluído?
2 — Excluem -se do disposto no número anterior os sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos:
- Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a € 100 000;
- Os documentos emitidos através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré -impresso e ao portador comprovativo do pagamento.
Quem está excluído mas também é obrigado a utilizar programa certificado?
Apesar de estarem abrangidos pelo nº 1, mas excluídos pelo nº 2, optem a partir da entrada em vigor da presente portaria, pela utilização de programa informático de faturação;
Os sujeitos passivos que utilizem programa de faturação multiempresa.
Quais os programas que são equiparados a programas de faturação ?
São considerados também programas de faturação os programas que emitam apenas guias de transporte ou de remessa, que sirvam de documento de transporte, de acordo com o disposto no regime de bens em circulação, aprovado pelo Decreto –Lei n.° 147/2003, de 11 de julho.
Situações de sujeitos passivos que estavam dispensados de utilizar programas certificados e agora não.
As empresas que utilizam Software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor, terão que obter, até 31 de Março de 2014, a respetiva certificação da AT, no entanto a declaração Modelo 24 – Declaração de Certificação de Programa de Faturação deverá ter sido enviada por transmissão eletrónica de dados, através do Portal das Finanças até 31 de Dezembro de 2013.
Também, os sujeitos passivos que tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas inferior a 1000 unidades, passam a ter que utilizar, exclusivamente, programas informáticos de faturação previamente certificados pela AT, exceto se ainda estiverem excluídos dessa obrigação por se enquadrarem numa das situações acima referidas.
O mesmo se aplica ao software utilizado para emissão de documentos de transporte, por parte das empresas que utilizam software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor ficam também abrangidos pela obrigatoriedade de dispor de programas certificados para emissão dos documentos de transporte.
O que é preciso para ser um programa certificado?
Artigo 3.°
Requisitos
A certificação dos programas de faturação depende da verificação cumulativa dos seguintes requisitos:
a) Ter a possibilidade de exportar o ficheiro a que se refere a Portaria n.° 321 -A/2007, de 26 de março;
b) Possuir um sistema que permita identificar a gravação do registo de faturas e documentos retificativos, através de um algoritmo de cifra assimétrica e de uma chave privada de conhecimento exclusivo do produtor do programa;
c) Possuir um controlo do acesso ao sistema informático, obrigando a uma autenticação de cada utilizador;
d) Não dispor de qualquer função que, no local ou remotamente, permita alterar, direta ou indiretamente, a informação de natureza fiscal, sem gerar evidência agregada à informação original;
e) Observar os demais requisitos técnicos aprovados por despacho do diretor -geral da Autoridade Tributária e
Aduaneira (AT).
Que informação deve constar dos documentos impressos ?
Para além dos elementos exigíveis na fatura (artigo36.º, nºs 5, 15 e 16 do CIVA), e nos documentos de transporte (art.º 4 do decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de Agosto) os documentos quando assinados e impressos, devem conter:
a) Um conjunto de quatro carateres da assinatura a que se refere o número anterior, correspondentes à 1.a, 11.a,21.a e 31.a posições, e separado por hífen;
b) O número do certificado atribuído ao respetivo programa, utilizando para o efeito a expressão «Processado por programa certificado n.°...»;
c) A identificação única dos documentos,
- Na fatura, no documento equivalente ou no talão de venda
O número da fatura, do documento equivalente ou do talão de venda [campo 4.1.4.1 - identificação única do documento de venda (InvoiceNo) do SAF-T (PT)]
- Nos documentos de movimentação de mercadorias (MovementOfGoods)
O número do documento de movimentação de mercadorias [campo 4.3.4.1 - identificação única do documento (DocumentNumber) do SAF-T (PT)].
- Nos documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços (WorkingDocuments)
O número do documento de conferência [campo 4.3.4.1 — identificação única do documento (DocumentNumber) do SAF -T (PT)] (n.º 3 do art.º 6 da Portaria n.º 340/2013 de 22 de Novembro)
Em que circunstâncias pode o sujeito passivo que utiliza programas certificados utilizar faturas impressas em tipografias.
Os sujeitos passivos só podem emitir faturas ou documentos de transporte impressas em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperadas para o programa.
(Artº 8 da Portaria n.º 340/2013 de 22 de Novembro)
Os documentos de conferência da entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, o que devem ter?
Os equipamentos ou programas de faturação certificados ou não que, para além das faturas, emitam para os clientes quaisquer documentos de conferência da entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem:
a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos:
i) Data e hora da emissão;
ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;
v) A indicação de que não serve de fatura;
b) Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados.
2 — Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturação não certificados, devem conter menção expressa de tal facto.
(Artº 9 da Portaria n.º 340/2013 de 22 de Novembro)