Como proceder no caso de ser emitida uma factura e o cliente não aceitar parte ou totalidade dos bens constante da mesma?
Se o documento de transporte utilizado for a Fatura ou a Fatura-recibo, o procedimento é diferente no caso do não recebimento dos bens ter sido total ou parcial. Se o não recebimento for total, deve ser emitido um documento adicional (Nota de Crédito) em papel numerado tipograficamente, ou se dispuser de equipamento informático portátil, através deste, fazendo sempre referência ao documento de transporte inicial. Este documento de transporte adicional não carece de comunicação prévia à AT, mas deve ser acompanhado do documento de transporte inicial, sendo a comunicação daquele feita no portal das finanças no prazo máximo de 5 dias úteis, conforme o disposto no nº 8 do art.º 4º do DL 147/2003. Se a não-aceitação for parcial, o que significa que a fatura ficou na posse do destinatário, deverá ser emitida Nota de Crédito parcial, pelos bens não recebidos pelo cliente. Neste caso o cliente deve emitir Nota de Devolução, que deverá ser comunicada previamente, por este à AT, antes do início do transporte de regresso. No Caso de o cliente não dispor de meios para efetuar esta comunicação, deverá ser emitida pela empresa uma Nota de Crédito, parcial fazendo referencia à fatura sobre a qual está a ser feita a devolução.
Esta Nota de Crédito de devolução parcial, que é documento válido para transporte deve ser previamente comunicado à AT antes do início do mesmo. Poderá ser feita em documento manual em papel numerado tipograficamente, cuja comunicação para obtenção do código AT, deverá ser feita por via telefónica, com inserção no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte. Se aquando da devolução, quem recebe a mesma e emite a Nota de Crédito dispuser no local de sistema informático portátil, poderá fazer a comunicação da mesma por webservice em tempo real, recebendo imediatamente o retorno da senha da AT que lhe permite iniciar o transporte de regresso. Se não tiver possibilidade no momento de serviço de webservice disponível, emitirá a Nota de Credito, deverá comunica-la por via telefónica à AT para obter o respetivo código, e posteriormente, até ao 5º dia útil seguinte deverá fazer a sua inserção no portal das finanças.
Caso não disponha de nenhum destes meios, poderá solicitar ao escritório, que emita esse documento e o comunique imediatamente à AT, pelos meios de que disponha, podendo o transporte de regresso ser efetuado sem qualquer documento de acompanhamento (aconselhando-se no entanto que já disponha do código AT informado pelo escritório), mas somente depois da comunicação deste. Convém referir nestes casos que a comunicação a ser efetuada pelo escritório para este efeito, deve sempre ser feita, e ter o respectivo código da AT, antes do inicio do transporte.
Se durante o transporte, for sujeito a alguma fiscalização, deve referir que o documento não está disponível, por os bens se encontrarem em lugar diferente da sede e não dispor de meios para a sua emissão, mas que o mesmo se encontra já emitido no local da sede (mas com hora de emissão e comunicação anterior à hora de fiscalização), tendo o prazo de 5 dias úteis para proceder à exibição do mesmo e de provar que na hora do transporte, o documento já se encontrava devidamente comunicado. (nº 8 do art.º 6º do DL 147/2003.) fazendo em todos os casos referencia ao numero da Fatura em relação á qual está a ser feita a devolução.